Wissen / Einstieg
Die ersten KI-Anwendungsfälle im Mittelstand: Wo anfangen?
Die meisten Unternehmen scheitern nicht an der Technik, sondern am ersten Schritt: Womit fängt man an? Gute Einstiegsfälle haben drei Merkmale: Sie kommen oft vor, sie kosten heute spürbar Zeit, und ein Fehler ist leicht zu erkennen.
Acht Einstiegsbeispiele
| Bereich | Anwendungsfall | Aufwand | Daten-Hinweis |
|---|---|---|---|
| Einkauf | Auftragsbestätigungen von Lieferanten mit der eigenen Bestellung abgleichen: Menge, Preis, Termin | mittel | Lieferantendaten: Business-Tarif oder API |
| Vertrieb | Bestellungen aus E-Mails und PDFs auslesen und als Auftrag vorbereiten | mittel bis hoch | Mit ERP-Prüfung, siehe MCP oder API |
| Vertrieb | Angebotstexte und Antworten auf Kundenanfragen entwerfen | gering | Keine Kalkulationsdaten eingeben |
| Arbeitsvorbereitung | Aus Notizen, Fotos und Stichpunkten saubere Arbeitsanweisungen erstellen | gering | Konstruktionsdetails nur in freigegebenen Tools |
| Service | Reklamationen zusammenfassen, kategorisieren und Antwortentwurf vorschlagen | gering bis mittel | Kundendaten: Business-Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Qualität | 8D-Berichte und Fehleranalysen strukturieren | gering | Intern, unkritisch bei freigegebenem Tool |
| Controlling | Excel-Formeln, Pivot-Auswertungen und kleine Makros erstellen lassen | gering | Möglichst mit Beispieldaten statt echten Zahlen |
| Verwaltung | Besprechungsprotokolle, Übersetzungen, interne Rundschreiben | gering | Personalthemen weglassen |
So bewertest du einen Anwendungsfall
Für jede Idee reichen vier Zahlen und eine Frage:
- Wie oft kommt der Vorgang vor? (pro Woche oder Monat)
- Wie viele Minuten dauert er heute?
- Wie hoch ist die Fehlerquote heute?
- Wie viele Minuten könnte KI sparen? (ehrlich schätzen, inklusive Prüfen)
- Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht – und merkt man ihn?
Beispiel: 400 Lieferanten-ABs pro Monat × 4 Minuten Abgleich = rund 27 Stunden. Spart KI davon zwei Drittel, sind das 18 Stunden im Monat – in einer einzigen Abteilung.
Wo man besser nicht anfängt
- Kundenchatbot auf der Website als allererstes Projekt: Fehler sind sofort öffentlich, und es gelten Transparenzpflichten.
- Prozesse, die heute schon chaotisch sind: KI macht schlechte Abläufe nur schneller schlecht. Erst aufräumen.
- Personalentscheidungen: Bewerberauswahl und Leistungsbewertung sind rechtlich heikel und mitbestimmungspflichtig.
- Zehn Piloten gleichzeitig: Lieber ein oder zwei Fälle konsequent bis in den Betrieb bringen.
Praxis-Tipp: Starte mit einer kleinen Pilotgruppe und einem Business-Tarif. Die besten Ideen für die Automatisierung kommen nach vier Wochen aus der Pilotgruppe selbst.
Die komplette Vorgehensweise vom ersten Schritt bis zum Betrieb steht in der kostenlosen Checkliste „KI im Unternehmen einführen“.
Recherche und Entwurf mit KI-Unterstützung, geprüft und verantwortet von Adis Poparic.